Das Upgrade auf SAP S/4HANA ist also mehr als ein technologischer Schritt?
Genau, es erfordert eine detaillierte Analyse und häufig auch eine Neugestaltung von Prozessen, um die neuen Möglichkeiten, die SAP S/4HANA bietet, voll auszuschöpfen. Dies ist besonders herausfordernd, da es nicht nur technische Aspekte betrifft, sondern auch organisatorische. Abteilungen müssen enger zusammenarbeiten, die vielgenannten „Silos“ müssen aufgebrochen werden, und die Art und Weise, wie Entscheidungen getroffen werden, ändert sich. Kurz gesagt: Es ist nicht nur ein technologisches Projekt, sondern eine umfassende Transformation, die viele Unternehmensbereiche betrifft. Umso mehr ist hier ein kluges Change Management von hoher Relevanz, um diese Transformation erfolgreich bewältigen zu können.
Kannst du erläutern, welche Rolle Change Management bei einer solchen Umstellung genau spielt?
Ein reibungsloser technischer Rollout ist nur die halbe Miete. Ohne ein kluges Change Management riskiert man, dass die Akzeptanz der neuen Technologie bei den Mitarbeitenden fehlt und dass „alte Gewohnheiten“ sich wieder durchsetzen und intern zahlreiche Workarounds geschaffen werden, um die Veränderung im eigenen Erleben klein zu halten und gleichzeitig „das Neue“ abzulehnen. Es geht darum, den Menschen im Unternehmen den Sinn und auch die Notwendigkeit einer Veränderung zu vermitteln, Verständnis zu schaffen, ihre Meinungen und Erfahrungen anzuhören und einzubinden und ihnen über verschiedene Wege und Formate den Zugang zum „Neuen“ bedarfs- und zielgruppengerecht zu ermöglichen.
Beim Change Management begleiten wir den gesamten Umstellungsprozess, von der Planung über die Implementierung bis hin zur Nachbetreuung. Es beginnt dabei immer mit der Kommunikation eines klaren Zielbilds: Was genau wollen wir mit der Umstellung auf S/4HANA erreichen? Welche Mehrwerte wird uns das als Organisation und den Menschen in der Organisation bringen? Wie genau wollen wir dieses Zielbild erreichen? Wie werden wir die Mitarbeitenden auf diesem Weg begleiten? Etc.
Der Faktor Mensch
Was sind denn die größten Herausforderungen, die es durch Change Management zu lösen gilt?
Diese liegen erfahrungsgemäß vor allem in der menschlichen Komponente.
- Erstens, Widerstände seitens der Mitarbeitenden: Sie sind oft skeptisch gegenüber neuen Technologien, Prozessen und den damit verbundenen kommunizierten Zielen; und sie haben dafür aus ihrem eigenen Erleben heraus häufig auch viele gute Gründe. Zudem liegt es auch in der menschlichen Natur, eher das Bestehende zu bewahren, als sich offen und konstruktiv dem Neuen zu widmen. Von daher ist bei jeder Form von Veränderung in einem Unternehmen grundsätzlich mit Opposition – offen oder verdeckt gezeigt – zu rechnen.
- Zweitens, die Komplexität der Transformation: Die Umstellung betrifft viele, wenn nicht alle Geschäftsbereiche und erfordert daher ein tiefes Verständnis der neuen Prozesse und der damit verbundenen Ziele. Und das wiederum bedeutet, dass viele alte und etablierte Gewohnheiten aufgegeben und neue Abläufe gelernt und trainiert werden müssen. Das ist ein hoher Aufwand an Zeit und eine intensive kognitive Energieleistung für alle Beteiligten – und beides sorgt damit für ein hohes Maß an zusätzlicher Belastung in der Organisation.
- Drittens, Kommunikationsprobleme: Die Erfahrung zeigt, dass Unternehmen in solchen Umstellungsprozessen zumeist zu wenig, nicht zielgruppengerecht und vor allem über die relevanten Führungsebenen nicht einheitlich kommunizieren. Das richtige Maß an Kommunikation zu finden, ist dabei natürlich nicht einfach, aber gerade auf dieser Ebene werden häufig entscheidende Fehler gemacht.
Inwiefern erfordert die Umstellung auf SAP S/4HANA auch einen kulturellen Wandel innerhalb des Unternehmens, und wie kann dieser Wandel unterstützt werden?
Sie bringt neue Arbeitsweisen und eine höhere Vernetzung zwischen Abteilungen mit sich. Unternehmen, die traditionell in den vielzitierten „Silos“ denken und arbeiten, verändern sich in eine stärker kollaborative und datengesteuerte Kultur. Das bedeutet: mehr Echtzeit-Insights und damit mehr Transparenz, mehr Eigenverantwortung, mehr Geschwindigkeit, höhere Erwartungen, offenere und direktere Kommunikation und Vieles mehr. Aber es bedeutet häufig eben auch: mehr Konfliktpotenzial zwischen Bereichen und zwischen Menschen.
Ein kultureller Wandel ist nicht „einfach so“ zu gestalten. Und wenn man ehrlich ist, ist die Frage, ob man eine Unternehmenskultur verändern kann, eine Frage, die sicherlich sehr kontrovers diskutiert wird in Expertenkreisen. Grundsätzlich kann ich aber aus Erfahrung heraus sagen, dass über den pragmatischen Dreiklang von „Informieren“ (Sinn, Ziele und Mehrwerte verständlich vermitteln), „Beteiligen“ (Erfahrungswissen, Kompetenz und Meinungen der Mitarbeitenden berücksichtigen und einbinden) und „Befähigen“ (passende Qualifizierungsformate, die Menschen wirklich helfen, in veränderte Denk- und Arbeitsweisen hineinzufinden) schon eine ganze Menge an positiven Effekten gewonnen werden können.
