Workforce-Management: Ein Energieversorger stellt sich neu auf

Ein großes süddeutsches Energieversorgungsunternehmen stand vor der Herausforderung, seine Dienstleisterlandschaft neu zu organisieren und weiter zu professionalisieren. Das Ziel war eine State-of-the-Art-Vertragsgestaltung mit neuen Servicedienstleistern, die effizienter gesteuert werden und mehr zum Gelingen der Unternehmensstrategie beitragen sollten. Dieses Vorhaben hat MUUUH! Consulting gemeinsam mit dem Partner Professional Workforce GmbH über weite Strecken begleitet.

Workforce-Management: Servicedienstleister suchen, implementieren und steuern

Um diesen Zielen gerecht zu werden, hat MUUUH! Consulting bereits die Dienstleister-Ausschreibung fachlich und inhaltlich umfassend vorbereitet und auch die Ausschreibung detailliert ausformuliert. Im zweiten Schritt durften unsere WFM-Spezialist:innen die interessierten Dienstleister anhand klar definierter Kriterien evaluieren. 

Zudem haben sie das Vertragswerk ausgearbeitet, welches alle Dienstleister auch anhand von Bonus-Malus-Regelungen effektiv steuert und eine klare Abrechnungsbasis schafft. Ein ausgeklügeltes Regelsystem im Dienstleistervertrag stellt jetzt den nachhaltigen Erfolg des neuen Workforce-Managements sicher. 

Klare Qualitäts- und Servicelevel-Ziele halten die Dienstleister an, nicht nur die Erreichbarkeiten und Servicelevel einzuhalten, sondern auch die Qualität kontinuierlich weiterzuentwickeln. Um dies zu gewährleisten, wurden die Ziele zwar ambitioniert, aber eben auch erreichbar formuliert. 

Die Qualitätsüberwachung der neuen Dienstleister erfolgt seither anhand objektiver Bewertungskriterien über Voice-File-Analysen und Einzelfallbetrachtungen. 

Professionelles Workforce-Management hebt Servicequalität und gibt Sicherheit

Die Implementierung der neuen Dienstleisterstruktur und des Vertragswerks zeigte schnell positive Ergebnisse. Die Serviceorganisation konnte regelmäßig die angestrebten Erreichbarkeiten gewährleisten, was sich positiv in einer deutlich höheren Kundenzufriedenheit zeigte.  

Die neue, an die Unternehmensstrategie angepasste Dienstleisterstruktur hat die externen Kosten transparent gemacht und zugleich stabilisiert, während sich die Kundenzufriedenheit deutlich verbesserte.  

Auch innerhalb der Service-Organisation unseres Auftraggebers konnten wir positive Effekte nachweisen. Die Mitarbeiterzufriedenheit stieg signifikant. Maßgeblich war hier die verlässlichere und langfristigere Planung der Schichten, die allen Mitarbeiter:innen seither eine deutlich bessere persönliche Planungssicherheit bringt. 

Das Projekt zeigt, wie wichtig eine durchdachte und professionelle Neuausrichtung des Workforce-Managements für die Effizienz und Qualität des Kundenservices ist. In enger Zusammenarbeit mit der Professional Workforce GmbH konnten wir bei MUUUH! Consulting maßgeschneiderte WFM-Lösungen entwickeln, die nicht nur die unmittelbaren Anforderungen des Energieversorgers erfüllen, sondern auch langfristig zu einer nachhaltigen Verbesserung der Servicequalität und Mitarbeiterzufriedenheit beitragen. 

Deep Dive: Dienstleistersteuerung im Vertragstext: Bonus, Malus, gute Ziele

Eine präzise und strategisch durchdachte Vertragsgestaltung ist entscheidend für die erfolgreiche, faire und transparente Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Dienstleister. Sie bildet die Grundlage für eine nachhaltige Entwicklung, die sowohl die Qualität der erbrachten Leistungen als auch die Zufriedenheit auf Seiten der Kund:innen und Mitarbeitenden fördert. Klar definierte Ziele und Anreize sorgen dafür, dass beide Parteien ihre Ressourcen optimal nutzen und kontinuierlich an der Verbesserung der Servicequalität arbeiten.

Vergütungsmodell

  • Anfangs Pauschalvergütung pro FTE, um während der Startphase die Entwicklung der Bearbeitungszeiten zu beobachten 
  • Die Umstellung auf Stückvergütung ist zu einem späteren Zeitpunkt geplant, um den Fokus des Dienstleisters auf Geschwindigkeit zu legen. Damit dann die Qualität nicht leidet, gibt es schon jetzt ein Bonus-Malus-System. 

Mit Bonus und Malus zu Servicelevel-Zielen

  • Bonus für Erreichbarkeit und Servicelevel geben den Dienstleistern Anreize zur Zielerreichung. 
  • Bei Nichterfüllung der definierten Ziele greift Malus-Regel. 
  • Die Qualitätsüberwachung erfolgt durch Analyse von Voice-Files und Geschäftsvorfällen. 

Zielsetzung

  • Ziele müssen erreichbar sein, andernfalls gibt es keinen Steuerungseffekt. Erreichbare, aber ambitionierte Ziele gewährleisten die Einhaltung der Qualitätsstandards und fördern eine kontinuierliche Verbesserung. 
  • Klare Definitionen im Vertragswerk stellen gemeinsam mit Kontrollen sicher, dass Dienstleister nicht nur gegen Malus steuern, sondern auch Anreize für Bonus haben. 

Ihr Workforce-Management-Projekt mit MUUUH! 

Haben Sie Fragen zum geschilderten Case oder möchten Sie Ihre Möglichkeiten im Bereich Workforce Management unverbindlich ausloten? Sprechen Sie uns gerne an. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht. 

Ansprechpartner

Sebastian Reich

Manager
Seit 2014 arbeitet der Gesundheitswissenschaftler und Projektmanager in der Kundenmanagement-Branche. Zunächst in der Unternehmensentwicklung der buw Unternehmensgruppe, einem der größten...

Telefon: +491703736866
E-Mail: sebastian.reich@muuuh.de

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