Workforce-Management: Ein Stadtwerk verabschiedet sich von Excel

Der Griff zur Excel-Tabelle ist verlockend. In einem festen Gerüst aus vernetzten Zeilen und Spalten bringt das Kalkulations-Tool eine erste Ordnung in ein bestehendes Chaos. Aus diesem Grund finden sich Excel-Lösungen auch dort, wo sie wirklich nichts verloren haben – etwa im Workforce-Management. Spätestens dann, wenn die Organisation wächst und die Komplexität der Aufgaben zunimmt, gerät jede Tabelle an ihre Grenzen. 

Als MUUUH! und die Kolleg:innen der Professional Workforce GmbH zum ersten Mal bei dem Stadtwerk vorsprachen, hatte die excelbasierte Personaleinsatzplanung des Versorgers ihre Grenzen bereits erreicht. Die Organisatoren, die Serviceverantwortlichen und auch die Servicemitarbeiter:innen klagten vor allem über mangelnde Transparenz: Wer arbeitet eigentlich wann? Wen setze ich in welchem Aufgabenbereich ein? Was kostet mich das? Und wie kann ich meine Erreichbarkeit optimieren? Alle diese Fragen ließen sich nur vage oder mit großem Aufwand beantworten. 

MUUUH! und die Professional Workforce GmbH erhielten den Auftrag, das zu ändern

Das neue Workforce-Management bringt nachhaltige Verbesserungen 

Das neue, moderne WFM-System und die zugehörigen Prozesse haben MUUUH! und das Team der Professional Workforce GmbH in enger Zusammenarbeit mit der Mitarbeitervertretung des Auftraggebers implementiert. Wie erwartet führten die Neuerungen unmittelbar zu einer Vielzahl von positiven Ergebnissen und Veränderungen – auch auf Seiten der Kolleginnen und Kollegen an der Serviceschnittstelle. 

Für den Auftraggeber spielte vor allem die sichere Kapazitätsplanung eine wichtige Rolle. Klare Prognosen und Bedarfsanalysen ermöglichen jetzt eine vorausschauende Einsatzplanung. Die Verantwortlichen erhalten zudem Transparenz über verfügbare und benötigte Kapazitäten und können Engpässe und Überlastungen bereits im Vorfeld umgehen. Die optimale Ressourcennutzung hat das Kundenerlebnis zügig verbessert: Die Erreichbarkeit und das Servicelevel erzielen seither Bestwerte. 

Bessere Performance bei stabilen Servicekosten 

Die Servicekosten konnten währenddessen sogar stabilisiert werden und sind dank klarer Abrechnungsmodelle bis ins Detail transparent und nachvollziehbar. Strukturierte Prozesse und klare Regeln sorgen in der neuen Welt für weitere Verbindlichkeit. Das Zufallsmoment ist weitgehend ausgeschaltet. Durch die neu gewonnene Transparenz kann das städtische Unternehmen sein Kapazitätsmanagement proaktiv betreiben und seine Einsatzplanung effizient und verbindlich gestalten. 

Vom Prinzip der Verlässlichkeit profitieren auch die Serviceteams. Alle Mitarbeiter:innen können jetzt über eine Web-App auf ihre Dienstpläne zugreifen und bei Bedarf Schichten miteinander tauschen. Diese neue Flexibilität trägt seither maßgeblich zu einer hohen Zufriedenheit innerhalb der Belegschaft bei. Hervorzuheben ist an dieser Stelle die enge und äußerst respektvolle Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat des Unternehmens. Im regelmäßigen Austausch miteinander konnten unternehmerische Belange und die Interessen der Arbeitnehmer:innen in jeder Phase des Projektes berücksichtigt und in Einklang gebracht werden.