Robot Process Automation für den Automobilhandel

Die beschriebenen RPA-Lösungen haben den jeweiligen Unternehmen bedeutende Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen beschert; zudem wurden Mitarbeiter:innen von repetitiven Aufgaben entlastet. Sie können sich seither auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren. Zugleich haben die Automatisierungsschritte die Fehleranfälligkeit in kritischen Geschäftsprozessen reduziert. Die RPA-Use-Cases zeigen das Potenzial von Robot Process Automation im Automobilhandel eindrucksvoll auf und bieten in ihrem jeweiligen Umfeld eine solide Basis für zukünftige Automatisierungsprojekte.

Die Datenintegration aus verschiedenen Group-Retail-Portalen (GRP) wie Newada und Nadin in das Analysetool QLIK stellt einen erheblichen Effizienzgewinn dar und führte zu einer Verbesserung der Datenqualität. Zuvor mussten die Mitarbeitenden die erforderlichen Daten aus verschiedenen Quellen immer wieder manuell zusammenführen. Das war nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Mit der Einführung von RPA übernimmt ein Bot diese Aufgabe vollständig. 

• Datenzusammenführung und Ablage: Die relevanten Daten werden täglich auf einem Server oder in der Cloud abgelegt. Die Ablage erfolgt voll automatisiert. 
• Extraktion und Transformation: Der Bot extrahiert die Daten und transformiert sie für eine Weiterverarbeitung in QLIK. Dies erhöht die Datenqualität und stellt sicher, dass die Daten konsistent und korrekt sind. 
• Automatisierter Login und Datenexport: Der Bot führt täglich automatisierte Logins in die jeweiligen Portale durch und exportiert die notwendigen Daten. 
• Integration und Analyse: Die transformierten Daten werden in Datenmodelle und Analyseoberflächen integriert, was die Grundlage für fundierte Geschäftsentscheidungen bildet. 
• Fehlerkontrolle: Ein Monitoring-System überwacht die Prozesse, liest Alter und Größe der Dateien aus und führt eine Fehlerliste zur Prozesskontrolle. 

Nutzen und Einsparungen: Durch diese Automatisierung werden im Unternehmen ungefähr 0,2 FTE (Full-Time Equivalents) eingespart, sie ist die Grundvoraussetzung für weitere Analytics-Anwendungen. Die Mitarbeiter:innen können sich nun auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren, während die Fehlerquote durch die automatisierte Datenverarbeitung erheblich reduziert wird. 

Das automatisierte Anlegen eines Fahrzeugs spart viel Handarbeit. Im vorliegenden Fall hat MUUUH! Consulting mittels RPA den Datenfluss zwischen den Systemen Nadin und Cross sichergestellt und damit einen bedeutenden mehrstufigen Prozess im Fahrzeughandel durchdigitalisiert. Zuvor war die Neuanlage eines Fahrzeugs im System ein mehrstufiger manueller Prozess, der nicht nur Zeit gekostet hat, sondern zudem fehleranfällig war. 

• Datenabzug und Zwischenspeicherung: Der Bot zieht die benötigten Fahrzeugdaten automatisch aus händisch gepflegten Tabellen und Datenbanken und reichert diese zwischengespeicherten Informationen mit Daten aus Nadin an. 
• Automatisierte Datenverarbeitung: Die Daten – sie umfassen Fahrzeugspezifikationen, Bestellungen und Kaufverträge – werden anschließend in das Cross-System übertragen.  
• Fehlerkontrolle: Die händische Kontrolle einer automatisch geführten Fehlerliste sorgt abschließend für die rechtzeitige Fehlererkennung und -beseitigung. 

Nutzen und Einsparungen: Je nach Anzahl der Fahrzeuge bzw. Bestellungen werden durch die Automatisierung der Fahrzeuganlage zwischen 2 und 4 FTE eingespart. Die Mitarbeiter:innen profitieren von der Entlastung und können sich komplexeren Aufgaben widmen, während die Genauigkeit und Geschwindigkeit des Prozesses deutlich erhöht werden. 

Das Eintragen von Datenschutzerklärungen ist oft eine mühsame und monotone Aufgabe, die jedoch essenziell für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben ist. Mit RPA kann dieser Prozess erheblich beschleunigt und verbessert werden. 

• Texterkennung und Fehlerprüfung: Die Erklärungen werden manuell eingescannt und per UiPath auf Fehler überprüft. Dies reduziert die manuelle Arbeit und minimiert die Fehlerquote. 
• Automatisierte Eintragung: Die korrekt erkannten Dokumente werden automatisch in das CRM/DMS-System eingetragen. 
• Nachprüfung: Fehlerhafte Datenschutz-Erklärungen werden in eine Fehlerliste eingetragen und Case-sensitiv (fehlerhafte Erkennung vs. fehlerhafte Angaben) zur Nachprüfung in die jeweils vorgesehenen Kanäle weitergeleitet. 

Nutzen und Einsparungen: Durch die Automatisierung können ca. 70 Prozent der rund 1.000 monatlichen Datenschutz-Erklärungen bereits ohne menschliches Eingreifen verarbeitet werden. Das Einsparungspotenzial beträgt je nach Volumen 1 bis 3 FTE. Zudem verbessern sich Kampagnenerfolge dank der belastbaren Einwilligung in Werbung.

Die Verarbeitung von Belegen in verschiedenen Herstellerportalen war bisher eine zeitaufwendige Aufgabe, die nun durch RPA erheblich vereinfacht wird. 

• Login und Export: Bots loggen sich in die jeweiligen Portale ein, filtern relevante Belege nach Belegarten und -datum und exportieren diese in Zielpfade je Betrieb. 
• Prozesskontrolle: Ein Monitoring-System prüft Logins und stellt sicher, dass alle relevanten Belege nach Alter, Beleg und zugeordnetem Betrieb korrekt verarbeitet werden. 

Nutzen und Einsparungen: Die Automatisierung dieses Prozesses stellt sicher, dass die Belege konsistent und rechtzeitig verarbeitet werden und zur weiteren Bearbeitung nach Betrieben geordnet auf vorbereiteten Laufwerken zum Abruf liegen. Dies verbessert die Datenqualität sowie die Effizienz und Zuverlässigkeit der Buchhaltungsprozesse erheblich. Das Einsparungspotenzial liegt bei rund einem FTE. 

Die Integration von Leasing- und Finanzierungsdaten aus dem HIS-System in ein Data Warehouse (DWH) war bisher ein komplexer und manueller Prozess. Mit RPA wird dieser Prozess nun automatisiert: 

• Automatisierte Extraktion und Ablage: Der Prozess beginnt mit der automatisierten nächtlichen Auslösung der Export-Schleife für jeden Betrieb. Die Leasing- und Finanzierungsdaten werden aus dem HIS extrahiert und auf der RPA-Maschine gespeichert.  
• Datenverarbeitung: Die gesammelten Daten werden je Betrieb extrahiert und auf der RPA-Maschine abgelegt. Von hier werden die Daten in das Data Warehouse (DWH) integriert. 
• Prozesskontrolle: Die nächtliche Datenintegration erfolgt inklusive einer automatisiert erstellten Fehlerliste zur Überwachung der Prozesse. 

Nutzen und Einsparungen: Diese Automatisierung sorgt für eine konsistente, fehlerfreie Datenintegration. Die solidere Datenbasis schafft die Grundlage für präzise Analysen und fundierte Entscheidungen in der Finanzierungsabteilung. Mehr als die eingesparten 0,2 FTE fällt in diesem Case die Identifikation von Leasingrückläufern für Marketingkampagnen ins Gewicht.

Die Generierung von SEPA-Lastschriften für das Cash Management war bisher ein zeitintensiver Prozess, der nun durch RPA erheblich beschleunigt wird: 

• Datenanreicherung: Eine zentrale Excel-Datei wird mit Daten aus PDFs und aus dem CRM angereichert. 
• Datei-Generierung: Aus den zusammengeführten Daten wird anschließend eine SEPA-Datei generiert. 
• Automatisierter Prozessablauf: Jede SEPA-Datei wird in das Cash-Management-System eingelesen. Dort wird die Lastschriften generiert, begleitet von einer automatisierten E-Mail-Benachrichtigung. 

Nutzen und Einsparungen: Etwa zwei FTE können in diesem Case eingespart oder umgewidmet werden. Die Automatisierung sorgt zudem für eine höhere Genauigkeit und Geschwindigkeit bei der Erstellung von Lastschriften, was schnellere Zahlungszyklen bedingt und zu einer verbesserten Liquiditätsplanung beiträgt. 

Die Verarbeitung von Arbeitsunfähigkeitsmeldungen (AU) in DATEV war bisher ein aufwendiger Prozess, der nun durch RPA vereinfacht wird: 

• Datenverarbeitung: Basierend auf der Personalnummer wird der Standort und die Kostenstelle ermittelt, und ein Buchungssatz für DATEV generiert. 
• Automatisierter Prozessablauf: Die AU-Meldungen werden täglich automatisiert verarbeitet und in einer SQL-Datenbank für Reporting-Zwecke abgelegt. 

Nutzen und Einsparungen: Diese Robot Process Automation sorgt für konsistente und fehlerfreie Datenströme in der Personalabteilung und eine Entlastung der Führungskräfte – mit deutlich positiven Auswirkungen auf Effizienz und Genauigkeit in der Lohnbuchhaltung. Das Sparpotenzial beträgt hier 0,5 FTE.